Risikomanagement in 3 Schritten: Mehr Erfolg mit weniger Aufwand

Vor Risikomanagement nach Lehrbuch schrecken Projekte gern zurück. Zu komplex scheinen die Methoden, zu kostenintensiv die Umsetzung. Nicht selten wird Risikomanagement aus diesen Gründen gänzlich vernachlässigt.

Dabei geht es im Kern der Sache nur darum vorbereitet zu sein. Und bei Bedarf reagieren zu können. Mit drei Schritten können Sie die Wahrscheinlichkeiten des Eintretens von Problemen beeinflussen und ihre kritischen Auswirkungen verringern. 80/20 lautet die Zauberformel.

Prognosen sind schwierig, besonders wenn sie die Zukunft betreffen. Der dänische Physiker Niels Bohr soll diese Worte in Anlehnung an seine Arbeit in der Quantenphysik gesagt haben. Seine Erkenntnis war, dass es nicht möglich ist vom aktuellen Ort eines Teilchens auf den zukünftigen Ort des Teilchens zu schließen. Mit anderen Worten: Niemand weiß, was passiert.

Deshalb ist es im professionellen Projektmanagement umso wichtiger bestimmte Annahmen über die Zukunft zu treffen. Warum? Damit Sie schon im Vorfeld darauf reagieren können. Pragmatisches Risikomanagement orientiert sich am Paretoprinzip und erzielt mit 20 Prozent Zeiteinsatz 80 Prozent des Ergebnisses. Mehr Erfolg mit weniger Aufwand.

Worum geht es beim Risikomanagement? Ein Risiko ist das mögliche Eintreten eines Ereignisses welches das Projektziel gefährdet. Dabei sind Risiken an sich nichts Schlimmes. Sie sind einfach da. Wichtig ist, auf sie vorbereitet zu sein und das Wissen über ihr Vorhandensein zu verwenden, um diesen entgegen zu wirken.

Projektplanung wird gerne auf Kosten- und Aufwandsschätzungen reduziert. Diese Sichtweise greift aber zu kurz, denn auch das Beantworten der folgenden drei Fragen spart wertvolle Ressourcen im Projektverlauf:

1. Was könnte passieren bzw. schief gehen?
2. Wie bewerte ich diese Risiken?
3. Wie gehe ich mit den Risiken um?

Schritt 1: Einfach mal laut denken

Erfolgreiches Risikomanagement beginnt immer mit einem initialen Brainstorming. Hier ist es sinnvoll einfach mal laut zu denken, ohne das Gesagte zu bewerten. Das Projektteam überlegt, was alles passieren kann und schreibt es auf. Hilfreich sind dabei Kreativitätstechniken wie die ‚sechs Hüte Methode‘ von Edward de Bono.

Diese Technik beruht auf einer offenen Gruppendiskussion mit Themenvorgabe. Anhand vorgegebener Blickwinkel kommt das Team relativ schnell und geordnet zu einer umfangreichen Anzahl an Ideen.

Insbesondere das Denken in emotionalen Kategorien deckt verborgene Potentiale auf. Denn jedes Projekt ruft auch organisatorische Veränderungen hervor und diese betreffen den Arbeitsalltag von Menschen. Nicht selten werden Projektziele gefährdet, weil es an passender Kommunikation mangelt.

Wenn sich das Projektteam fragt: Wie könnten sich die anderen Mitarbeiter fühlen? Wem könnten wir auf den Schlips treten? Dann werden zusätzliche Risiken und Abhängigkeiten ersichtlich. Entlang des Projektplans lässt sich dabei hervorragend ablesen, welche zukünftigen Probleme auftreten könnten.

Schritt 2: Top-Risikoliste aufstellen

Nachdem das Team ein initiales Risk-Register erstellt hat, erfolgt die Priorisierung. Die Risiken werden entlang von zwei Fragestellungen bewertet:

1. Wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos?
2. Wie kritisch wirkt sich das Risiko aus, wenn es eintritt?

Bei der Beurteilung der Risikokritikalität, also der Frage wie schlimm das Problem werden kann, sollten Sie sich neben rationalen Bewertungskriterien auch auf das Bauchgefühl verlassen. Das Projektteam muss darüber entscheiden, ob die Risiken wahrscheinlich oder unwahrscheinlich sind und ob diese kritische oder unkritische Auswirkungen im Falle ihres Eintretens haben.

Aus den Antworten ergibt sich ein persönliches Risiko-Ranking. Manche Themen treten mit hoher Wahrscheinlichkeit ein und gefährden mit ihren Auswirkungen das Projektziel. Andere Themen sind weniger wahrscheinlich und auch weniger kritisch. Das Übertragen der Risiken in eine einfache Matrix visualisiert das Ergebnis und hilft bei der Risikosteuerung im weiteren Projektverlauf.

Die Simplify-Risikomatrix verortet die Risiken übersichtlich

Schritt 3: Mitigieren oder akzeptieren?

Nachdem Sie Ihre Risiken bewertet und im Chart visualisiert haben, erfolgt die Festlegung der Risikoziele. Offensichtlich sind einige Risiken höher gewichtet als andere. Wie gehen Sie nun damit um? Und, welche Maßnahmen ergreifen Sie um die Risiken zu bearbeiten?

Das Projektteam muss klären, ob es etwas gegen die Risiken tun will oder nicht. Mitigation oder Akzeptanz? Mitigation bedeutet entweder die Wahrscheinlichkeit und/oder die Kritikalität der Risiken zu minimieren. Die Entscheidung hängt allein von der eigenen Risikostrategie ab. Keine Methodik kann und sollte das vorschreiben.

Nicht jedes Risiko muss zwingend mitigiert werden. Auch eine bewusste Entscheidung, das Risiko zu akzeptieren, kann sinnvoll sein. Teilweise liegt eine Mitigation gar nicht im Einflussbereich des Teams oder sie steht wirtschaftlich in keinem Verhältnis zur Kritikalität.

Sind die Risiken in der Matrix platziert, werden anschließend die Aktivitäten für diejenigen Punkte formuliert, die mitigiert werden sollen. Die sich daraus ergebende Maßnahmenliste ist eine wertvolle Unterstützung für die Projektplanung und bereitet Sie gut vor auf mögliche Problemszenarien.

Wird diese Schrittfolge frühzeitig im Projekt durchgeführt und regelmäßig im Hinblick auf den Maßnahmenstatus und die Risikobewertung aktualisiert und ergänzt, dann haben Sie 80 Prozent der Vorgehensweise eines erfolgreichen Risikomanagements angewendet.

Louis Pasteur wird mit dem Ausspruch zitiert: „Der Zufall begünstigt nur den vorbereiteten Geist.“ Sehen Sie es also auch im Projektgeschäft als zielführend an, über die Zukunft nachzudenken. Morgen wird schnell heute.