Vom Bauchgefühl zur Simulation: Prozessanalyse mit KI
Wer aktuell über Prozessmanagement spricht, kommt an KI nicht vorbei. Das zeigte sich auch auf der Workflow Analytica 2026 in Berlin: Zwei Tage lang ging es um generative Modelle, Automatisierung und agentische Ansätze – und trotzdem war die zentrale Botschaft erstaunlich bodenständig: Ohne ein stabiles Prozessfundament wird KI schnell zum teuren Experiment.
Die WFA versteht sich als zentrale Veranstaltung der BPM‑Community in der DACH‑Region – mit dem Anspruch, organisatorische Prozesskompetenz und IT‑Perspektive bewusst zusammenzubringen. Genau diese Mischung war spürbar: weniger „Tool‑Show“, mehr Diskussion darüber, wie Prozesse so gestaltet werden, dass Technologie dauerhaft Nutzen stiftet.
Prozessreife als KI‑FOMO Gegenmittel
Ein Gedanke zog sich wie ein roter Faden durch viele Gespräche: Unternehmen jagen Trends – und scheitern dann nicht an der Technologie, sondern an den Prozessen darunter. Björn Richerzhagen (Minautics GmbH) hat das sehr zugespitzt formuliert: Das Prozessfundament entscheidet, ob ein Trend weiterbringt oder Geld verbrennt; fehlende Prozessklarheit erzeugt FOMO‑Aktionismus.
Praktisch wurde es mit einem simplen, aber wirkungsvollen Filter: Bevor die nächste KI‑Demo startet, sollte klar sein, welcher konkrete Prozessschritt adressiert wird, ob dieser Schritt dokumentiert und verstanden ist – und woran Erfolg gemessen wird (inklusive Abbruchkriterien). Für mich ist das die eigentliche Reifeprüfung: nicht „Wollen wir KI einsetzen?“, sondern „Welche Engstelle lösen wir – und wie belegen wir das?“
BPM Welle 3: Prozesse werden konversationell und teilweise autonom
In der Keynote zur dritten Welle des Geschäftsprozessmanagements beschrieb Michael Rosemann (Director of the Centre for Future Enterprise and a Professor for Information Systems at the School of Management, Queensland) den Übergang zu einer stärker daten‑ und KI‑gestützten Prozesswelt. Besonders greifbar waren für mich drei Verschiebungen:
- Prozesse werden künftig stärker konversationell bedient – Systeme kommunizieren wie Nutzer
- Automatisierung entwickelt sich Richtung Autonomisierung
- Prozessdesign orientiert sich nicht mehr nur an Vereinfachung, sondern auch an neuen Qualitätsansprüchen wie „Eleganz“ und gezielter Wertstiftung
Das ist mehr als ein Buzzword‑Update. Es verändert, wie wir Prozessarbeit verkaufen, planen und umsetzen: Weg vom reinen „Optimieren bestehender Abläufe“ hin zu der Frage, welche neuen Prozessformen überhaupt möglich werden, wenn Daten, KI und Prozesslogik sauber zusammenspielen.
Wo Prozessanalyse scheitert, und warum Simulation so viel verändert
Am zweiten Tag hat Norman Koss (Minautics GmbH) im Vortrag „Zwischen Modellierung und Entscheidung“ klar gemacht, wo klassische Prozessanalyse in der Praxis regelmäßig ins Rutschen gerät: Viele Organisationen treffen Prozessentscheidungen im Blindflug, weil Prozesse nur teilweise dokumentiert sind, Engpässe erst im Betrieb auffallen und Optimierungen am Ende auf Annahmen statt auf belastbaren Wirkzusammenhängen beruhen.
Daraus entstehen typische Fehlanalysen: Man „behebt“ den vermeintlichen Engpass (zum Beispiel mehr Kapazität an einer Stelle) – und verschiebt das Problem nur oder verschlimmert es im Gesamtsystem, weil der nächste Engpass sofort sichtbar wird, sobald der erste wegfällt.
Der Gegenentwurf ist nicht „mehr Bauchgefühl“, sondern Simulation als Analyseverstärker: Diskrete‑Ereignis‑Simulation (DES) macht Warteschlangen, Ressourcenkonflikte und Durchlaufzeiten dynamisch sichtbar – und zwar bevor man organisatorisch oder technisch investiert. Damit wird Prozessanalyse von einer rückblickenden Erklärung hin zu einer entscheidungsfähigen Vorhersage:
- Was passiert bei steigender Nachfrage?
- Was, wenn Rollen anders zugeschnitten werden?
- Was, wenn Gateways andere Wahrscheinlichkeiten bekommen?
Kurz: Ohne (KI‑gestützte) Simulation bleibt Prozessanalyse oft plausibel – aber unsicher. Mit Simulation wird sie messbar, experimentierbar und deutlich robuster gegen gut gemeinte, aber falsche Entscheidungen.
Fazit: KI ersetzt uns nicht, aber sie nimmt uns Ausreden weg
Business Analyse rückt ins Zentrum der nächsten BPM‑Phase – nicht weil BA plötzlich „Trend“ ist, sondern weil saubere Requirements den Unterschied machen zwischen Pilotitis und produktiver Wirkung. Gerade wenn KI im BPM an Bedeutung gewinnt, entscheidet nicht die nächste Demo, sondern die Klarheit darüber, was genau erreicht werden soll – und wie man nachweist, dass es funktioniert.
KI wird Prozessmanagement nicht ersetzen. Aber sie verändert die Art, wie wir analysieren, beraten, entscheiden und bauen – vor allem dort, wo bisher viel implizites Wissen und Bauchgefühl im Spiel war. Gewinnen werden die Organisationen, die Prozessreife ernst nehmen, Entscheidungen messbar machen und KI als Werkzeug in einem robusten Governance‑Rahmen betreiben. Und genau da wird es spannend für uns.
