Risikomanagement in der Praxis: 6 Regeln für Ihren Projekterfolg

Ein Team von FSS-Beratern stand vor der Herausforderung ein Kreditinstitut im Risikomanagement bei der SEPA-Umstellung zu begleiten. Dabei hat sich der Einsatz unserer Simplify-Methode erneut bewährt.

Durch das SEPA-Verfahren standen die Banken vor drei Herausforderungen. Sie mussten ihre technische und organisatorische Infrastruktur an die gesetzlichen Vorgaben anpassen, die Zahlungsvorgänge für ihre eigenen Geschäfte umstellen und die eigenen Kunden SEPA-ready machen.

Im Rahmen unserer bewährten Risikomanagementstrategie haben wir die wichtigsten 6 Erfolgsfaktoren für eine gelungene Problemvorsorge erneut beweisen können und nachfolgend für Sie zusammengestellt.

Früh übt sich!

Je mehr Aufklärung bereits in einem frühen Projektstadium erfolgt, desto stärker können sich die Projektbeteiligten auf die Risikoentwicklungen konzentrieren und dabei insbesondere auf das Auftreten der identifizierten Indikatoren achten.

Ziele:

• Der Projektleiter und sein Team erhöhen die Ergebnis- und Prozessqualität.
• Projektspezifische Entscheidungen werden vorbereitet.
• Die Risikowahrnehmung des Projektteams wird gefördert.

Handlungsempfehlung:

Forcieren Sie kreative Zusammenarbeit im Team. Setzen Sie Risikochecklisten, Expertenbefragungen, Erfahrungsberichte oder Dokumentenanalysen ein und bringen so dem Projektteam die Abhängigkeiten und Wechselwirkungen existierender Projektrisiken näher.

Für eine hohe Ergebnisqualität ist professionelle Methodenunterstützung notwendig. Externe Beratungsunternehmen wie FSS bieten speziell zu diesem Thema eine umfassende Expertise an.

Einmal ist keinmal!

Jede Phase eines IT-Projektes ist mit spezifischen Risiken behaftet. Analog zum Projektmanagementprozess wird auch der Risikomanagementprozess kontinuierlich durchlaufen. Die Ergebnisse aus den einzelnen Prozessphasen fließen zyklisch in die Gesamtplanung des Projektes.

Ziele:

• Die Mitarbeiter erheben weitere relevante Projektrisiken, welche mit ihren individuellen Aufgaben verbunden sind.
• Die Qualität der Arbeitsergebnisse und das Risikobewusstsein der Projektteilnehmer werden gesteigert.
• Die rollierende Aktualisierung der Risikomatrix erhöht die Planungssicherheit.
• Der Maßnahmenkatalog zur Abwehr kritikaler Risiken wird stetig aktualisiert.

Handlungsempfehlung:

Vereinbaren Sie nach der ersten Risikoidentifikation ein Folgetermin für ein Risikoreview und schaffen Sie im Projektteam das Bewusstsein für eine fortlaufende Risikokommunikation.

Reden ist Gold!

Der Nutzen und die Notwendigkeit eines systematischen Risikomanagements muss für jeden einzelnen Mitarbeiter offensichtlich und nachvollziehbar sein. Zyklische Absprachen im Team sind für einen Projekterfolg von zentraler Bedeutung.

Die präventive Aufdeckung und Kommunikation von Projektrisiken führt zwar zu zusätzlichem Arbeitsaufwand für die Projektbeteiligten. Dennoch bedeutet es oftmals ein Vielfaches an Arbeit, wenn die theoretischen Risiken zu tatsächlichen Problemen geworden sind.

Ziele:

• Ehrlichkeit und Offenheit der Mitarbeiter werden durch proaktive Kommunikation gefördert.
• Verunsicherungen und Ängste vor Konsequenzen wie bspw. Reputationsverlust werden schrittweise reduziert.

Handlungsempfehlung:

Führen Sie regelmäßige wöchentliche oder zweiwöchentliche Mitarbeitertreffen durch. Um komplexe, fachlichen Themen aus möglichst unterschiedlichen Blickwinkeln zu beleuchten, ist die enge Zusammenarbeit der Projektmitarbeiter erforderlich. Gemeinsam können risikorelevante Projektinformationen leichter erhoben und dynamische Risikoentwicklungen besser kontrolliert werden.

Sprechen Sie eine Sprache!

Im Risikomanagement geht es darum ein Instrumentarium zur zielgerichteten Planung und Steuerung der Risikomanagementaktivitäten zu etablieren. Auf diese Weise werden die aktuellen Risikoinformationen den Entscheidungsinstanzen in übersichtlicher Form vermittelt.

Ziele:

• Alle risikorelevanten Informationen werden an einer zentralen Stelle zusammengeführt.
• Der Überblick über die Gesamtheit der Risiken ermöglicht deren effektive Messung und Steuerung.
• Eine gemeinsame Sprache für die Risikobewertung wird entwickelt.

Handlungsempfehlung:

Führen Sie die Analyseergebnisse in einem zentralen Risikoregister zusammen und schaffen so einen Mindeststandard für Ihr weiteres Vorgehen. Präsentieren Sie im Rahmen der Berichterstattung nur die tatsächlich kritischen Projektrisiken. Zur Darstellung des Risikostatus ermitteln Sie die TOP-Risiken und beschreiben die gewählten Gegenmaßnahmen.

Erst aufschreiben, dann umsetzen!

Neben der reinen Dokumentation von Projektrisiken sollte das Risikomanagement als Projektplanungs- und Steuerungsinstrument eingesetzt werden. Die Projektmanagementaktivitäten werden auf diese Weise an den dokumentierten Risikoentwicklungen

Ziele:

• Vollständige Integration der Risikomanagementprozesse in das Projektvorgehen.
• Der Inhalt des Risikomatrix wird mit der aktuellen Projektrisikosituation synchronisiert.

Handlungsempfehlung:

Ziehen Sie ein kleines, aber durchdachtes und vom obersten Management des Unternehmens langfristig getragenes Risikomanagement einem aufwändigen, aber nur halbherzig geführten Risikomanagementprozess vor.

Evaluieren Sie nach jeder Phase auch die sogenannten ‚Lessons Learned‘ um die Risikosituationen der Zukunft besser abzuschätzen und damit kontrollierbarer zu gestalten.

Sichern Sie sich ab!

Ein fortlaufendes Risikomanagement systematisiert nicht nur die regelmäßige Kommunikation oder informiert die Projektbeteiligten. Sie sichert auch die Verantwortlichen gegenüber absehbaren Projektrisiken formell ab.

Ziele:

• Nach dem bottom-up-Prinzip fließen die Ergebnisse aus der Risikoanalyse und -bewertung zuerst beim Projektleiter und dann bei den Entscheidungsinstanzen zusammen.
• Die formelle Abnahme von Projektrisiken durch die Auftraggeber erhöht die nachfolgende Ergebnis- und Prozessqualität des Projekts.

Handlungsempfehlung:

Erzielen Sie durch einen formal festgelegten Informationsaustausch eine hohe Risikotransparenz auf allen Ebenen. Allen Projektbeteiligten werden der Risikomanagementansatz und damit auch die Rollen und Verantwortlichkeiten offen kommuniziert. Das gibt jedem Teammitglied die Chance aber auch die Pflicht zur Selbstkontrolle.

Fazit

Eine systematische Risikovorsorge wirkt sich positiv auf das Kommunikationsverhalten der Projektbeteiligten und damit auf den Projekterfolg aus. Durch die rollierende Definition von Kernaktivitäten und Meilensteinen sowie der klaren Zuordnung von Verantwortlichkeiten wird den kritischen Risikosituationen kontinuierlich vorgebeugt. So haben Sie die Zukunft stets im Blick.